PIS e COFINS Monofásico: Como Identificar Créditos Não Aproveitados nas Suas NF-e
Milhares de empresas brasileiras pagam PIS e COFINS a mais todos os meses sem perceber. O regime monofásico concentra a tributação no fabricante ou importador, mas muitos revendedores continuam tributando esses produtos na venda. Neste artigo, mostramos como identificar esses créditos diretamente nas notas fiscais eletrônicas — e como a tecnologia acelera esse processo.
O que é o regime monofásico de PIS e COFINS
O regime monofásico é uma forma de tributação em que o PIS e a COFINS são recolhidos em uma única fase da cadeia produtiva — geralmente pelo fabricante ou importador — com alíquotas mais elevadas. Em contrapartida, os demais elos da cadeia (atacadistas e varejistas) ficam isentos de recolher essas contribuições sobre os mesmos produtos.
Na prática, isso significa que quando uma distribuidora ou varejista revende um produto sujeito ao regime monofásico, ela não precisa incluir PIS e COFINS no cálculo dos tributos sobre essa venda. O imposto já foi pago lá atrás, pelo fabricante.
O problema é que muitas empresas — especialmente as do Simples Nacional — não fazem essa segregação corretamente. O resultado é a tributação em duplicidade: o fabricante paga e o revendedor paga de novo. Ao longo de meses e anos, o valor acumulado pode ser significativo.
Quem é mais afetado?
Empresas do Simples Nacional que revendem produtos monofásicos são as mais impactadas. Como o DAS (Documento de Arrecadação do Simples) calcula os tributos de forma unificada, muitos contadores não segregam as receitas monofásicas, incluindo PIS e COFINS no cálculo quando não deveriam. Isso acontece em postos de combustíveis, farmácias, distribuidoras de bebidas, autopeças, perfumarias e cosméticos — segmentos inteiros que operam predominantemente com produtos monofásicos.
Quais produtos estão sujeitos ao regime monofásico
A lista de produtos sujeitos ao regime monofásico de PIS e COFINS é definida pela legislação federal e abrange categorias inteiras de mercadorias. Os principais segmentos incluem:
Combustíveis e lubrificantes
Gasolina, diesel, etanol, GLP, óleos lubrificantes. NCMs da posição 2710 e 2711. Este é o segmento com maior volume financeiro no monofásico.
Produtos farmacêuticos e de higiene pessoal
Medicamentos, cosméticos, perfumaria, produtos de higiene pessoal e de toucador. NCMs do capítulo 30 e posições 3303 a 3307. Farmácias e drogarias são especialmente afetadas.
Bebidas frias
Águas minerais, refrigerantes, cervejas, energéticos e isotônicos. NCMs das posições 2201 a 2203. Distribuidoras de bebidas e mercados têm grande volume nessa categoria.
Autopeças e pneus
Pneus novos, câmaras de ar e diversas autopeças listadas no Anexo I da Lei 10.485/2002. Lojas de autopeças e oficinas que revendem peças são diretamente afetadas.
Máquinas e equipamentos (casos específicos)
Alguns equipamentos industriais e de informática possuem tributação monofásica em situações específicas. A verificação exige análise do NCM caso a caso.
Como identificar créditos monofásicos diretamente na NF-e
A identificação de produtos monofásicos começa pelo XML da nota fiscal eletrônica. Cada item da NF-e contém o código NCM do produto, e é esse código que determina se o produto está sujeito ao regime monofásico. O processo, em teoria, é simples: extrair o NCM de cada item, consultar a tabela de produtos monofásicos e verificar se o PIS e COFINS foram calculados indevidamente na venda.
Na prática, porém, existem complicações. A primeira é volume: um escritório de contabilidade que atende dezenas de empresas pode ter milhares de NF-e por mês para analisar. A segunda é a atualização: a lista de NCMs monofásicos muda com alguma frequência, e um código que era tributado normalmente pode passar a ser monofásico (e vice-versa). A terceira é a confiabilidade do NCM informado na nota — muitos fornecedores classificam incorretamente seus produtos, o que exige uma camada de validação adicional.
Para escritórios que fazem esse trabalho manualmente, o processo envolve exportar XMLs, abrir planilhas, cruzar NCMs com tabelas e conferir item por item. É uma rotina que consome horas e é extremamente propensa a erros. Uma classificação incorreta ou um NCM não verificado pode significar deixar dinheiro na mesa.
O papel da inteligência artificial nesse processo
Ferramentas modernas de compliance fiscal utilizam inteligência artificial para automatizar a identificação de produtos monofásicos. A IA consegue classificar NCMs em escala, comparar com tabelas atualizadas em tempo real e sinalizar divergências que passariam despercebidas em uma análise manual. O CheckSped, desenvolvido pela Codecortex Tecnologia, aplica algoritmos de machine learning para identificar automaticamente itens monofásicos nas NF-e, cruzar com a legislação vigente e gerar evidências exportáveis para cada produto identificado.
O caso do Simples Nacional: onde o erro é mais frequente
Empresas optantes pelo Simples Nacional merecem uma atenção especial quando o assunto é PIS e COFINS monofásico. O motivo é a forma como o Simples calcula os tributos: tudo é consolidado em uma única guia (DAS), com alíquotas que já incluem PIS, COFINS, IRPJ, CSLL, ICMS e ISS, conforme a faixa de faturamento.
O erro acontece quando a empresa não segrega as receitas de produtos monofásicos. A legislação do Simples Nacional (Lei Complementar 123/2006) permite que as empresas excluam PIS e COFINS do cálculo do DAS sobre receitas de produtos com tributação monofásica. Ou seja, o imposto já foi pago pelo fabricante — o Simples não deveria cobrar de novo.
Mas para fazer essa exclusão, o sistema de apuração precisa saber quais receitas são monofásicas. E isso depende de identificar, nota por nota, item por item, quais produtos se enquadram no regime. Quando essa segregação não é feita — o que é muito comum —, a empresa paga PIS e COFINS em duplicidade sobre todos os produtos, incluindo os monofásicos.
Exemplo prático de economia
Uma farmácia no Simples Nacional com faturamento mensal de R$ 200.000, onde 70% das vendas são de produtos monofásicos. Sem a segregação, ela paga PIS (0,65%) e COFINS (3%) sobre os R$ 200.000 inteiros. Com a segregação correta, PIS e COFINS incidem apenas sobre R$ 60.000 (os 30% não monofásicos). A diferença pode chegar a R$ 5.110 por mês — mais de R$ 61.000 por ano. Nos últimos 5 anos (prazo prescricional), o valor acumulado ultrapassa R$ 300.000 em créditos recuperáveis.
Como recuperar os créditos pagos indevidamente
A recuperação de créditos de PIS e COFINS monofásico pode ser feita tanto administrativamente (via PER/DCOMP na Receita Federal) quanto judicialmente. O caminho mais comum e menos custoso é o administrativo, que funciona da seguinte forma:
Levantamento das NF-e do período
Reunir todas as notas fiscais de venda dos últimos 5 anos (prazo prescricional). É necessário ter acesso aos XMLs para extrair o NCM de cada item vendido. Aqui, ferramentas como o CheckSped aceleram o processo ao baixar automaticamente os XMLs a partir das chaves de acesso e classificar cada item.
Classificação dos itens monofásicos
Cada NCM precisa ser verificado contra a legislação vigente no período da venda. Produtos com tributação monofásica devem ser separados. Tecnologias de inteligência artificial, como as desenvolvidas pela Codecortex Tecnologia, permitem fazer essa classificação em escala — processando milhares de itens em minutos, com precisão superior à análise manual.
Retificação das obrigações acessórias
Para empresas do Simples Nacional, é necessário retificar o PGDAS-D dos períodos em que a segregação não foi feita, informando corretamente as receitas monofásicas. Para empresas do Lucro Presumido ou Real, a retificação envolve o EFD-Contribuições.
Pedido de restituição ou compensação
Com as obrigações retificadas, a empresa pode solicitar a restituição dos valores pagos a maior via PER/DCOMP Web (Pedido Eletrônico de Restituição, Ressarcimento ou Reembolso e Declaração de Compensação). Os valores podem ser compensados com tributos federais futuros ou restituídos em conta.
Por que a tecnologia é indispensável nesse processo
A identificação de créditos monofásicos é um trabalho que envolve volume, precisão e atualização constante. São exatamente essas as características que tornam a automação não apenas útil, mas necessária. Fazer essa análise manualmente para um único CNPJ com 5 anos de histórico pode levar semanas. Para um escritório que atende dezenas de clientes, é simplesmente inviável sem tecnologia.
Plataformas especializadas em compliance fiscal combinam diferentes tecnologias para resolver esse problema: processamento distribuído em nuvem para lidar com grandes volumes de XMLs, APIs de consulta à SEFAZ para validação de chaves em tempo real, bancos de dados atualizados com tabelas de NCMs monofásicos e algoritmos de inteligência artificial para classificação automática de produtos e detecção de anomalias.
A Codecortex Tecnologia, empresa por trás do CheckSped, desenvolveu uma stack de IA fiscal que combina modelos de linguagem natural (NLP) para interpretação de descrições de produtos com classificadores treinados em milhões de registros fiscais brasileiros. Isso permite que a plataforma identifique produtos monofásicos mesmo quando o NCM informado na nota está incorreto — algo que a análise manual dificilmente consegue fazer em escala.
Stack tecnológico por trás da análise
O CheckSped utiliza processamento serverless na nuvem, APIs de consulta SEFAZ com retry automático, classificação de NCMs via modelos de IA treinados especificamente para o cenário fiscal brasileiro, e geração de relatórios com evidências rastreáveis por item. Toda a infraestrutura é desenvolvida e mantida pela Codecortex Tecnologia, garantindo que a plataforma evolui continuamente com as mudanças na legislação tributária.
Cuidados importantes ao recuperar créditos monofásicos
A recuperação de créditos de PIS e COFINS monofásico é legítima e amplamente praticada, mas exige atenção a alguns pontos para evitar problemas com a Receita Federal.
- Verifique o NCM real do produto, não apenas o informado na nota. Fornecedores frequentemente classificam produtos com NCM incorreto. Use a descrição do produto e a tabela TIPI para confirmar.
- Considere a legislação vigente no período de cada nota. Um produto pode ser monofásico hoje mas não ter sido há 3 anos. A análise precisa ser temporal.
- Mantenha toda a documentação de suporte. XMLs das NF-e, planilhas de classificação, telas de retificação do PGDAS-D — tudo precisa estar organizado e rastreável caso a Receita solicite comprovação.
- Respeite o prazo prescricional de 5 anos. Créditos anteriores a esse período não podem ser recuperados administrativamente.
Como começar a identificar créditos monofásicos hoje
O primeiro passo é analisar as NF-e de venda dos seus clientes (ou da sua empresa) e identificar quais produtos se enquadram no regime monofásico. Com o CheckSped, esse processo leva minutos: cole as chaves de acesso, a plataforma baixa os XMLs, classifica os itens e gera um relatório com os produtos monofásicos identificados, valores de PIS e COFINS envolvidos e evidências por item.
Para escritórios de contabilidade e consultorias tributárias, oferecer a recuperação de créditos monofásicos é também uma oportunidade de negócio: um serviço de alto valor percebido, com resultados tangíveis e mensuráveis para o cliente. A tecnologia transforma o que antes era um projeto de semanas em uma entrega de dias.