Cruzamento NF-e vs SPED Fiscal: Como Identificar Divergências Antes da Malha Fina
Cruzar os dados das notas fiscais eletrônicas com a escrituração do SPED Fiscal é uma das rotinas mais importantes para quem trabalha com compliance tributário. Este artigo mostra, de forma prática, quais divergências procurar, como identificá-las antes que o fisco o faça e o que muda nesse processo em 2026.
Por que cruzar NF-e com SPED Fiscal virou prioridade em 2026
Se você trabalha em escritório de contabilidade, departamento fiscal ou consultoria tributária, sabe que a fiscalização eletrônica ficou mais inteligente a cada ano. Em 2026, os estados brasileiros ampliaram a capacidade de cruzar automaticamente os XMLs das notas fiscais eletrônicas com o conteúdo do SPED Fiscal (EFD ICMS/IPI). Isso significa que a Receita Federal e as Secretarias da Fazenda não precisam mais de uma auditoria presencial para encontrar inconsistências. O sistema eletrônico faz isso sozinho.
O problema é que muitos profissionais ainda tratam o SPED Fiscal como um arquivo isolado — algo que se gera no ERP, se valida no PVA e se transmite. A NF-e, por sua vez, é tratada como um documento à parte. Na prática, porém, os dois precisam contar a mesma história. Quando não contam, o resultado é malha fina, intimação, multa e, em casos mais graves, autuação por sonegação.
A boa notícia é que a maior parte das divergências pode ser identificada internamente, antes do envio. E quando isso acontece, a correção é infinitamente mais simples e mais barata do que responder a uma intimação.
O que significa cruzar NF-e com SPED Fiscal na prática
De forma simples, cruzar NF-e com SPED Fiscal é comparar dois conjuntos de informação: de um lado, os dados que constam nos XMLs das notas fiscais emitidas e recebidas pela empresa; do outro, os registros que foram escriturados no arquivo do SPED Fiscal.
A lógica é direta: se uma nota fiscal eletrônica foi emitida, ela deveria estar escriturada no SPED com as mesmas informações — mesma chave de acesso, mesmo CFOP, mesmo valor, mesma base de cálculo, mesmos impostos. Da mesma forma, se uma NF-e de entrada foi escriturada no SPED, ela deveria existir nos registros da SEFAZ como um documento válido (não cancelado, não denegado, não inexistente).
Na realidade, essas informações nem sempre batem. E é exatamente isso que a malha fina estadual identifica: diferenças entre o que a empresa declarou na escrituração e o que os documentos fiscais efetivamente dizem.
Como a SEFAZ faz esse cruzamento
O sistema da SEFAZ compara automaticamente os registros C100 e C170 do SPED Fiscal com os dados extraídos diretamente dos XMLs das NF-e. Se uma nota foi escriturada com valor diferente, com CFOP divergente ou se simplesmente não consta no SPED, a malha fina gera uma pendência para a empresa. Em muitos estados, esse aviso chega antes mesmo do prazo de retificação.
As 7 divergências mais comuns entre NF-e e SPED Fiscal
A lista abaixo reúne os problemas que mais aparecem nas malhas fiscais estaduais. Cada um deles pode ser identificado com um cruzamento simples — se você souber onde procurar.
#1 NF-e escriturada com valor total diferente do XML
É a divergência mais frequente. O valor escriturado no registro C100 do SPED não confere com o valor total da NF-e no XML. Isso acontece por erros de digitação, importação parcial do XML ou diferenças de arredondamento. Mesmo centavos de diferença são identificados pelo cruzamento automático da SEFAZ. A correção exige comparar campo a campo: valor dos produtos, frete, seguro, desconto e outras despesas acessórias.
#2 CFOP da escrituração diferente do CFOP da nota fiscal
O CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) define a natureza da operação — se é venda, transferência, devolução, remessa etc. Quando o CFOP escriturado no SPED diverge do que consta no XML da NF-e, o fisco entende que a operação foi classificada de forma diferente, o que pode impactar diretamente a apuração de ICMS. Esse erro é comum em empresas com múltiplas operações e cadastros desatualizados.
#3 NF-e existe no XML mas não foi escriturada no SPED
A empresa emitiu ou recebeu uma nota fiscal eletrônica, mas ela simplesmente não aparece na escrituração do SPED Fiscal. Isso pode acontecer por falha na importação do ERP, por notas que ficaram "paradas" no sistema sem lançamento ou por documentos de entrada que não foram vinculados ao período correto. Para a SEFAZ, uma nota que existe nos registros eletrônicos mas não foi declarada levanta a suspeita de omissão de receita ou de crédito indevido.
#4 NF-e cancelada escriturada como ativa no SPED
A nota foi cancelada junto à SEFAZ, mas continuou escriturada normalmente no SPED Fiscal — com valor, impostos e tudo mais. Isso acontece quando a informação do cancelamento não chega ao ERP a tempo ou quando a equipe fiscal não faz a verificação de status antes de fechar o período. O resultado é receita ou crédito indevido na apuração, que a malha fina identifica ao comparar o status da chave na SEFAZ com o registro no SPED.
#5 Base de cálculo de ICMS divergente entre NF-e e SPED
Os valores de base de cálculo e alíquota de ICMS escriturados no SPED não conferem com os dados do XML. Isso pode ocorrer por ajustes manuais na escrituração, por regras de substituição tributária mal parametrizadas ou por diferenças na forma de cálculo entre o ERP e o sistema de emissão da nota. Como a base de cálculo impacta diretamente o imposto a pagar ou a creditar, essa divergência costuma gerar notificações rápidas.
#6 Destinatário ou emitente com CNPJ divergente
O CNPJ do emitente ou do destinatário escriturado no SPED não bate com o que consta no XML da nota. Parece improvável, mas acontece mais do que se imagina — principalmente em empresas com múltiplos estabelecimentos (filiais), em operações triangulares ou em importações de dados com mapeamento incorreto de participantes. A SEFAZ cruza CNPJ por CNPJ, e qualquer diferença invalida o registro.
#7 Nota escriturada em período diferente da data de emissão
A NF-e foi emitida em um mês mas escriturada em outro, sem a devida justificativa de extemporaneidade. Isso é particularmente comum com notas de entrada que demoram a ser recebidas ou processadas. A legislação permite a escrituração fora do período em alguns casos, mas exige indicadores específicos no SPED. Quando essa sinalização não é feita, o cruzamento automático identifica a nota como "escriturada no período errado" e pode gerar pendência.
O que acontece quando a SEFAZ encontra divergências
Quando o sistema de cruzamento da SEFAZ identifica uma ou mais divergências entre NF-e e SPED Fiscal, a empresa entra na chamada "malha fina estadual". O processo varia de estado para estado, mas segue uma lógica parecida em todos eles.
Primeiro, a empresa recebe uma notificação (geralmente via Domicílio Tributário Eletrônico — DT-e) informando que foram encontradas inconsistências. Nessa fase, normalmente há um prazo para autorregularização, ou seja, a empresa pode corrigir espontaneamente a escrituração e retransmitir o SPED sem penalidade.
Se o prazo de autorregularização passa sem correção, o processo escala. A empresa pode receber um auto de infração com multa que varia de 1% a 5% sobre o valor das operações divergentes, dependendo do estado. Em casos mais graves — como omissão de notas de saída — a penalidade pode incluir multa por sonegação, que chega a 150% do imposto devido em alguns estados.
Custo real de não cruzar
Além da multa financeira, a empresa que entra recorrentemente na malha fina passa a ser classificada em categorias de maior risco fiscal. Isso significa fiscalizações mais frequentes, prazos mais curtos para responder intimações e menor margem para negociação. Para escritórios de contabilidade, é um risco reputacional direto.
Como fazer o cruzamento na prática
Existem basicamente três formas de cruzar NF-e com SPED Fiscal, cada uma com um nível diferente de esforço e confiabilidade.
Via planilha (manual)
A abordagem mais comum em escritórios menores. Exporta-se os dados do SPED para Excel, faz-se o mesmo com a lista de NF-e e usa-se PROCV ou tabelas dinâmicas para encontrar diferenças. Funciona para volumes pequenos, mas é extremamente sujeita a erros humanos, consome horas e não escala. Quando o volume de notas cresce, a planilha se torna inviável.
Via ERP ou sistema contábil
Alguns ERPs mais completos possuem módulos de conciliação fiscal que fazem parte desse cruzamento internamente. O problema é que o ERP compara seus próprios dados com seus próprios registros — ou seja, se o erro está na importação da NF-e para o sistema, o cruzamento interno não vai identificá-lo. É como corrigir a prova com o mesmo gabarito errado.
Via ferramenta especializada (recomendado)
A forma mais confiável é usar uma ferramenta que consulte diretamente o status da NF-e na SEFAZ (a partir da chave de acesso) e compare os dados do XML original com o que está escriturado no SPED. Isso elimina a dependência do ERP e garante que a comparação é feita com a fonte oficial. O CheckSped faz exatamente isso: você cola as chaves de acesso, a plataforma baixa os XMLs direto da SEFAZ e cruza com as informações do SPED, sinalizando automaticamente cada divergência com flags e evidências para tratativa.
Checklist: o que verificar antes de transmitir o SPED
Para quem quer implementar uma rotina de cruzamento consistente, vale seguir este checklist antes de cada transmissão mensal do SPED Fiscal.
- Todas as NF-e de saída do período estão escrituradas no SPED?
- As NF-e de entrada recebidas no período foram todas lançadas?
- Há notas canceladas que ainda estão escrituradas como ativas?
- Os valores totais (produtos, frete, impostos) batem entre XML e SPED?
- Os CFOPs escriturados conferem com os CFOPs das notas?
- Notas de períodos anteriores com escrituração extemporânea foram sinalizadas corretamente?
- As bases de cálculo de ICMS e ICMS-ST estão consistentes?
O que muda no cruzamento fiscal em 2026
Dois movimentos importantes tornam o cruzamento NF-e vs SPED ainda mais crítico em 2026. O primeiro é a expansão dos programas de autorregularização estaduais. Cada vez mais estados estão enviando notificações proativas para as empresas, antes mesmo de abrir procedimento fiscal. Isso parece positivo (e é), mas também significa que o fisco está monitorando em tempo mais próximo do real.
O segundo movimento é a preparação para a reforma tributária. Com a implementação gradual do IBS e da CBS nos próximos anos, as obrigações acessórias passam por um período de transição em que o nível de detalhe exigido tende a aumentar, não a diminuir. Profissionais que já mantêm uma rotina de cruzamento consistente estarão mais preparados para essa transição.
Além disso, a integração entre estados via Nota Fiscal Eletrônica modelo 55 ficou mais robusta. Os estados compartilham dados de forma mais estruturada, o que significa que uma divergência identificada por um estado pode ser notificada para outro. Para empresas com operações interestaduais, o cruzamento interno se torna ainda mais importante.
Como o CheckSped ajuda nesse processo
O CheckSped foi criado para resolver exatamente esse problema. Em vez de montar planilhas ou depender do cruzamento interno do ERP, você cola as chaves de acesso das NF-e, a plataforma consulta o status de cada uma na SEFAZ, baixa os XMLs automaticamente e gera um relatório com todas as divergências identificadas.
Cada inconsistência aparece sinalizada com flags visuais e evidências completas — valor divergente, CFOP diferente, nota cancelada, nota não encontrada. Tudo exportável em Excel ou PDF para compartilhar com a equipe ou anexar em processos internos.
Para quem trabalha com volume, a diferença entre fazer esse cruzamento manualmente e usar uma ferramenta dedicada é de horas para minutos. E o mais importante: a confiança de que nenhuma divergência passou despercebida.