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Validação de NF-e em lote é o processo de verificar automaticamente o status de dezenas, centenas ou milhares de notas fiscais eletrônicas de uma só vez, usando apenas as chaves de acesso (44 dígitos). Em vez de consultar nota por nota no portal da SEFAZ, plataformas como o CheckSped recebem a lista de chaves, consultam o status junto à Secretaria da Fazenda de cada estado, baixam os XMLs correspondentes e geram um relatório consolidado com o status de cada nota — autorizada, cancelada, denegada ou inexistente. O processo que levaria horas manualmente é concluído em poucos minutos.

A inteligência artificial na área fiscal é utilizada para automatizar tarefas que antes exigiam análise manual intensiva. As principais aplicações incluem: classificação automática de NCMs para identificar produtos com tributação monofásica de PIS e COFINS, detecção de inconsistências entre NF-e e SPED Fiscal, análise preditiva de riscos de malha fina, identificação de créditos tributários não aproveitados e geração de relatórios inteligentes com priorização de tratativas. Ferramentas como o CheckSped, desenvolvidas pela Codecortex Tecnologia, utilizam modelos de machine learning treinados especificamente com dados fiscais brasileiros para oferecer precisão superior à análise humana em escala.

O cruzamento NF-e vs SPED Fiscal consiste em comparar os dados das notas fiscais eletrônicas (XMLs) com as informações escrituradas no arquivo do SPED Fiscal (EFD ICMS/IPI). Essa comparação identifica divergências como: valores escriturados diferentes do XML, CFOPs divergentes, notas canceladas que continuam escrituradas como ativas, notas existentes que não foram escrituradas e bases de cálculo de ICMS inconsistentes. Essa verificação é importante porque a SEFAZ realiza esse mesmo cruzamento automaticamente. Quando encontra divergências, a empresa entra na malha fina estadual, podendo receber notificações, multas de 1% a 5% sobre as operações divergentes, e em casos graves, autuações por sonegação.

A recuperação de créditos de PIS e COFINS monofásico envolve quatro etapas: (1) levantar todas as NF-e de venda dos últimos 5 anos e extrair os NCMs de cada item vendido; (2) classificar quais produtos se enquadram no regime monofásico — combustíveis, medicamentos, cosméticos, bebidas frias e autopeças são os principais segmentos; (3) retificar as obrigações acessórias, como o PGDAS-D para empresas do Simples Nacional ou o EFD-Contribuições para Lucro Presumido/Real, informando corretamente as receitas monofásicas; (4) solicitar restituição ou compensação via PER/DCOMP Web na Receita Federal. O prazo prescricional é de 5 anos, e os valores acumulados podem ser significativos — farmácias e postos de combustíveis frequentemente recuperam dezenas de milhares de reais.

O portal da SEFAZ permite consultar notas fiscais uma a uma, digitando a chave de acesso e resolvendo captchas manualmente. Para quem precisa validar dezenas ou centenas de notas por semana, esse processo é extremamente lento e inviável. O CheckSped automatiza todo o fluxo: você cola uma lista de chaves de acesso, a plataforma consulta cada uma diretamente na SEFAZ, baixa os XMLs, identifica o status (autorizada, cancelada, denegada, inexistente), sinaliza inconsistências com flags visuais e gera relatórios exportáveis em Excel e PDF com evidências por chave. Além disso, a plataforma utiliza inteligência artificial para cruzamentos fiscais, identificação de produtos monofásicos e detecção de divergências que a consulta manual não consegue abranger.

Os erros mais frequentes na escrituração do SPED Fiscal incluem: NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) incorreto nos produtos, que altera toda a tributação; CFOP divergente entre a nota fiscal e a escrituração; notas fiscais de entrada ou saída não escrituradas no período correto; CST (Código de Situação Tributária) inconsistente com a operação; valores de ICMS e ICMS-ST com bases de cálculo divergentes do XML; notas canceladas que permanecem escrituradas como ativas; e falta de escrituração de notas de serviço sujeitas ao ICMS. Esses erros são identificados automaticamente pelo cruzamento eletrônico da SEFAZ e podem gerar multas que variam de R$ 500 por registro incorreto até percentuais sobre o imposto devido, dependendo do estado e da gravidade da infração.